Zarządzanie informacją i wiedzą w organizacji

Od dawna przewidywano nadejście czasów społeczeństwa informacyjnego i wypieranie tradycyjnej gospodarki przez gospodarkę wiedzy. Wizja ta staje się powoli rzeczywistością — czołowi teoretycy zarządzania twierdzą, że inwestycje w aktywa intelektualne przynoszą dziś znacznie większe korzyści niż inwestycje w aktywa materialne. James Brian Quinn, znany amerykański profesor zarządzania, uważa, że w wielu firmach nawet trzy czwarte wartości dodanej należy zawdzięczać wykorzystaniu zasobów wiedzy. Inny wybitny teoretyk zarządzania, Charles Handy, podkreśla, że na obecnym etapie rozwoju gospodarczego wartość intelektualnego kapitału firmy nawet kilkakrotnie przewyższa wartość jej aktywów materialnych. Coraz więcej ludzi postrzega wiedzę jako następcę ziemi, pracy i kapitału w roli źródła przewagi konkurencyjnej.

Hasło zarządzania wiedzą pojawia się na ustach ogromnej liczby przedsiębiorców, naukowców i dziennikarzy. Prowadzi to niestety do niekorzystnego zjawiska rozmycia pojęć wiedzy i zarządzania wiedzą. Wystarczy tylko rozejrzeć się dookoła. Widać to w zasadzie w każdym obszarze gospodarki. Praktycznie każdy producent rozwiązań informacyjnych stara się nazwać swój system – od systemów zarządzania dokumentami, poprzez systemy przepływu pracy po systemy pocztowe – systemem zarządzania wiedzą. Także klienci często mylnie twierdzą, że wykorzystują systemy zarządzania wiedzą, gdy tymczasem jedyne co posiadają, to systemy wspomagające infrastrukturę informacyjną.

Zarządzanie informacją i wiedzą usprawnia wymianę informacji pomiędzy zarządem i pracownikami firmy, jak również jej przepływ między działami i oddziałami przedsiębiorstwa. Ułatwia administrowanie narzędziami przygotowywanymi przez jednostki organizacyjne firmy np. prezentacjami, raportami, wzorami umów. Wspiera procesy obsługi zaliczek, urlopów, wyjazdów służbowych, zgłoszeń problemów do działu technicznego, rozliczania czasu pracy oraz zamówień wewnętrznych.

Integracja z systemami operacyjnymi przedsiębiorstwa automatyzuje przepływ danych wprowadzonych za pośrednictwem Intranetu, co eliminuje zbędną biurokrację. Profile uprawnień umożliwiają zarządzanie prawami dostępu do wybranych informacji, jak również modyfikację ich zawartości. Informacje krążą w przedsiębiorstwie na różnych poziomach i w różnych kierunkach. Ruch informacji odbywa się drogą formalną i nieformalną. Ta ostatnia jest bardzo ważna dla utrzymania zespołów, grup społecznych tworzących się w organizacji. W wielu przypadkach pracownik organizacji zwracając się nieformalnie do innego pracownika można uzyskać pomoc, wiedzę, która pozwoli mu na realizację powierzonych zadań. Skupmy się na kierunkach ruchu informacji w organizacji.

Choć termin zarządzanie wiedzą nie reprezentuje w pełni procesu, który trwa w nowoczesnej firmie, został on przyjęty by podkreślić znaczenie obiegu i gromadzenia wiedzy w przedsiębiorstwach. Inne przykładowe określenia takiego sposobu zarządzania to: gospodarka oparta na wiedzy, organizacja uczącą się, Gospodarka Wiedzy itd. Bardzo ważne jest wyodrębnienie wiedzy spośród natłoku informacji, jakie codziennie docierają do każdego menedżera.

Dodaj komentarz