Funkcje zarządzania

Wyróżniamy cztery podstawowe funkcje zarządzania: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrola. Ujęcie takie wywodzi się ze znanej od dziesięcioleci definicji administracji (kierowania) autorstwa H. Fayola jako zestawu integralnie powiązanych ze sobą funkcji obejmujących planowanie i przewidywanie, organizowanie, rozkazywanie, koordynowanie oraz kontrolowanie.

Planowanie w najprostszym ujęciu oznacza ustalanie celów oraz obmyślanie sposobu postępowania dostosowanego do tych celów i przewidywanych warunków, w jakich przyjdzie działać. Znaczenie tej funkcji zarządzania jest oczywiste zarówno dla teoretyków jak i praktyków zarządzania, tym niemniej szczególny nacisk na planowanie kładą dzisiaj przedstawiciele zarządzania strategicznego, dla których kluczowymi determinantami powodzenia organizacji są sformułowanie misji (wizji, zamiaru strategicznego, celów strategicznych itp.) organizacji oraz strategii (planów strategicznych, planów ogólnych i funkcjonalnych itp.) organizacji.

Po ustaleniu celów oraz przyjęciu wykonalnych planów kolejną funkcją zarządzania, jest organizowanie ludzi i innych zasobów (finansowych, rzeczowych i informacyjnych) koniecznych dla zrealizowania celów i planów. W szczególności organizowanie polega na przyjęciu sposobu pogrupowania działań (wynikających z celów i planów) oraz zasobów. W grę wchodzi tutaj projektowanie indywidualnych stanowisk pracy, grupowanie tych stanowisk w jednostki organizacyjne, zróżnicowanie stanowisk i jednostek organizacyjnych, określenie więzi organizacyjnych między stanowiskami pracy i jednostkami organizacyjnymi, podział uprawnień decyzyjnych, przypisanie odpowiedzialności stanowiskom i jednostkom organizacyjnym, koordynowanie działań stanowisk i jednostek organizacyjnych itp. Co najmniej tak samo ważnym elementem organizowania jak zaprojektowanie odpowiedniej struktury jest – rzecz jasna – dobranie i zatrudnienie w organizacji odpowiednich ludzi.

Trzecią podstawową funkcją zarządzania jest przewodzenie. Dla wielu przywództwo jest najważniejszą i jednocześnie najtrudniejszą ze wszystkich funkcji zarządzania. Można je określić jako zespół czynności mających zapewnić (współ)przyczynianie się członków organizacji do jej powodzenia. Skuteczne przewodzenie wymaga od kierowników znajomości potrzeb człowieka (pracownika) oraz teorii motywowania i motywacji, a także stylów kierowania.

Kontrolowanie jest ostatnią z podstawowych funkcji zarządzania. Nie należy tego jednak rozumieć tak, że pojawia się dopiero na końcu procesu zarządzania: bieżącej kontroli wymaga w istocie każda z funkcji (każdy z etapów) zarządzania. Nieco metaforycznie można powiedzieć, że podążanie przez organizację w kierunku przyjętych celów wymaga od kierowników monitorowania drogi (funkcjonowania) organizacji, aby zapewnić, że w wyznaczonym czasie osiągnie miejsce przeznaczenia. Innymi słowy, kontrolowanie jest koniecznym warunkiem skuteczności organizacji. Ponieważ kontrolowanie jest czasami nieprzyjemne (i to dla obu stron), można je przyrównać do wizyty u dentysty, która może być nieprzyjemna, ale jest konieczna.

W katalogu podstawowych funkcji zarządzania powyżej nie pojawiło się decydowanie, co może dziwić, ponieważ dla wielu istotą pracy kierownika i zarządzania jest właśnie podejmowanie decyzji. Decydowanie nie jest odrębną funkcją zarządzania, lecz sposobem realizacji funkcji zarządzania: planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania.